一些Web浏览器具有扩展功能或多种选项，收件箱收到新的电子邮件时会发出通知。另外一些电子邮件通知程序独立运行，在收到电子邮件时显示消息或图标。这些程序是如何工作的呢？
电子邮件通知程序和通常用于收发电子邮件的客户机非常类似。其区别在于电子邮件通知程序是为检查和报告服务器中是否有新邮件而专门编写的。有些程序可以用于读取甚至回复邮件，而有些只是简单地显示连接到Web邮件界面的链接。然而，一般而言，电子邮件通知程序都不能将邮件保存到磁盘，也不能将邮件整理到文件夹中。
下面介绍大多数电子邮件通知程序的工作原理：
- 用户可以用Web邮箱中的用户名和密码（比如说Gmail或雅虎Mail）、邮局协议（POP3）或互联网消息访问协议（IMAP）帐户来配置电子邮件程序，具体取决于程序支持哪一种。 运行时，程序定期与服务器联系以察看是否有新邮件到达。大多数程序每隔几分钟或者是根据用户指定的间隔时间检查一次服务器。它们通常不会一直与服务器保持连接。 程序通过显示消息或变换图标的形状让用户知道有新邮件到达。
不同的程序有不同的功能－－有些程序允许用户通过通知程序直接读取邮件，有些只是简单地告知有新邮件。并不是所有的程序都与所有的电子邮件类型兼容－－有些只支持特定的Web邮箱客户机，有些只检查POP3服务器，有些则支持一些Web邮箱服务以及POP3和IMAP服务。
