大多数在办公室工作的人对传真机至少都有一些基本了解。其概念很简单－－传真机扫描文档，将信息编码，再通过电话线路传送出去。线路另一端的传真机对信号解码并打印出原文档的摹本。
通过电子邮件发送传真的服务在工作原理上是一样的，只不过是用计算机和互联网代替了传真机。这种服务向他们的客户分配传真号，提供一种不依靠传真机而传送文档的途径。
通过电子邮件发送传真：
发件人通过电子邮件程序或者Web界面将一个文件－－例如微软的Word文件或纸质文档的扫描文件－－附加到电子邮件中。 发件人将邮件发送地址标为收件人的传真号。有的传真服务可能还要求发件人添加传真服务商的名字（例如：18005551234@emailfaxes.com）。 传真服务对此附件进行编译以便传真机能够读取它。 传真服务通过电话线路发送数据。 收件人的传真机对数据解码并打印传真。从传统的传真机上接收文档：
发件人拨打收件人的传真机号码。 传真机编译并传送数据。 传真服务接收数据，将它编码为图像文件并发送到收件人的电子邮件地址。 收件人打开电子邮件和附件就可以看到文件。电子邮件传真服务通常比买一个传统的传真机及其电话服务要便宜而且更灵活。
