要完成一项可变数据印刷工作主要包含六个步骤，即数据准备工作、美工设计、模版建立、数据合并、预检和打印。
数据准备工作是企业的日常工作。在此需要一提的是，就文本和数字来说，一般的文秘应该都有足够的经验去对付，而对于图片的归档，则需要IT部门的支持。好在象Adobe PhotoShop软件都有图片批处理功能，帮助进行大量图片的自动化处理。美工设计现在己被广泛应用。在这里要提的是，可变数据印刷软件能不能接受企业原先自己做的或请外面广告公司做得设计稿很是关键。模版建立这个流程是在可变数据印刷软件中完成的。有些软件属于插件，附着在专业的排版软件上，如QuarkXpress，Xtension。有些则软件纯粹是单独应用的软件服务，如印趣可变数据服务。数据合并即进行数据和模板的合并，随后送去打印的数据是一个合并好的PDF文件。预检是一项必不可少的步骤。通过预检，可以检查文本大小是否合适，字体是否显示准确，可变栏位尺寸是否合适，文本或数字是否超出栏位，图片是否正确呈现等等。打印效果主要在于所用的打印机，色彩还原好，速度快、进纸方式多样、纸张尺寸和厚度的灵活。
