山东泰安轮胎厂（简称泰安轮胎）是原国家化工部定点专业轮胎生产企业，始建于1970年。厂区占地面积25万平方米，现有职工2100人，其中工程技术人员370人，拥有固定资产1.2亿元，注册商标“泰安”牌，主要产品有载重汽车轮胎、轻卡、轿车轮胎、农业轮胎、工程机械轮胎，年生产力100万套。
建立管理信息系统的动因
1．手工运作模式的弊端
泰安轮胎采用计算机管理之前，购销存一切业务均采用手工记账。很多不规范、不健全的做法长期得不到改进，影响了工作效率和核算数据的准确性。例如：物资管理中由于采购的物资发票未到，所以进厂的物资不能办理入库；而由于生产急需，货到票未到的这部分物资可能已经领料出库，造成仓库账面出现负库存，给仓库管理造成混乱。又如，在生产部门核算成本时，由于数据量大，手工计算速度慢，核算数据不准确，且存在人为改动盈亏数据等问题，所以厂部无法在繁多的数据中进行查实核对，从而导致成本信息滞后，且不准确。
手工运作存在的问题及弊端显而易见。企业要提高管理水平，降低成本，增加效益，唯一的出路就是应用计算机进行企业管理。
2．市场竞争的压力
近几年来，随着市场竞争的不断加剧，企业逐渐体会到客户需要的标准越来越高，信息和时间已经成为越来越重要的竞争因素。由于管理手段落后，信息不流畅，与其他企业一样，该企业也存在资金匮乏、库存积压、成本偏高、销路不畅等问题。管理业务流程不顺畅，众多的信息不能及时理顺，造成了时间延误、应收款不能及时收回、坏账损失加大、经济效益滑坡。企业要想生存、发展，增强在市场上的竞争力，就必须在外抓市场内抓管理上下功夫。因此，公司作出两项决定：向国际市场接轨，推行ISO9000认证； 采用先进科学的现代化管理手段，应用计算机实现全方位的企业管理。
最终，泰安轮胎选择了使用用友软件的解决方案来对企业进行信息化管理。该企业1999年4月开始使用用友软件，至今已取得显著成效。
系统解决方案
泰安轮胎的网络布局采用星型连接，主线由二根6芯光缆通讯，干线采用粗缆、细缆、双绞线，中间环节用光电交换器和D-Link连接。
图 泰安轮胎厂内的网络结构
具体分布是：从控制中心到办公楼距离约300米，采用6芯光纤，从控制中心到三车间由于距离约200米，采用4芯光纤，从各机柜到PC机采用双绞线，从三车间机柜到一车间和物管处办公室距离约 150米、到五车间距离约200米，分别采用细缆和粗缆，从控制中心到南成品库距离约300米，采用粗缆。
管理信息系统评析
通过两年的使用，企业从业务流程优化、管理信息的获取以及利用等方面，都感觉到信息化对企业的管理有很大的帮助作用。
1．实现财务业务一体化管理
实现数据共享与信息集成
在各子系统直接录入原始单据，由计算机自动生成记账凭证传入总账系统，并且自动登记各相关账户。出、入库单、发票信息一次录入，仓库、财务以及各业务部门共同使用，“数出一门，全厂使用”，实现了数据共享和信息的有机集成。
确保账务信息的准确性
在财务业务一体化管理模式下，所有原始数据只需在系统中录入一遍，而且录入过程中均可启用系统参照，录入完毕，系统自动登记相关账表。解决了长期以来一直困扰财务部门的账务串户、错账问题；解决了财务与业务部门财务账账不符，账证不符的问题，真正实现了财务和业务的协同。
加大财务监控力度
财务部门可以监控业务发生限额，同步查询供应链业务发生的明细及余额情况，可以监控到多种原始业务单据，保证账实相符。财务部门通过对应收款项的分析，可以及时通知相关部门和人员催收款项，减少坏账损失，加速资金周转；财务部门通过对应付明细的了解，在维护企业形象的同时，可以尽量利用商业信用为企业运作提供资金。
2．加强库存管理，降低存货成本
从生产计划着手，科学进行材料采购
计划员在采购计划中录入生产计划（由生产处制定），生产处长审核后生效。各车间均可以通过计算机系统查看生产计划；供应处可根据生产计划生成相关需求和物料需求，然后生成采购计划。财务处根据采购计划预算采购资金，供应处业务员根据采购计划进行采购。这样避免了资金周转困难和货物积压，也可根据库存管理、实时掌握库存数量，尽量避免资金滞留。
科学选择供应商，降低采购成本
在采购管理系统中，对各供应商的供货价格进行对比分析，找出每种货物最低采购价，同时也确定了该货物的供应商。从而保证企业以最低的价格购进所需材料。
采用暂估入库核算方式，保证账、实一致
手工条件下，进行采购入库管理时，暂估入库工作量非常大，因此一般都采用简易处理办法：材料采购到货，先使用，发票来了才办入库，这使得库存账不能反映实际库存，有时甚至出现库存台账是负数的情况。
泰安轮胎管理信息系统对票滞后于货的情况均作暂估处理，即货物入库时在系统中录入不带金额的入库单，从物流上保证了库存账和实物的一致性。这样库存账能准确地为采购和生产领用提供动态信息。
3.利用销售数据，加强销售分析
为有关方面提供销售统计信息
原来的临时出库业务量很大，真正的出库量只有极少数人知道，管理层想掌握当期当月的产品出库准确数据很难。现在发生销售业务后，销售处在系统中录入销售发货单。对销售发货票进行审核后，系统自动形成销售出库单，然后传到库存管理模块，这样成品库保管员就能很方便地查阅产品的出库情况；领导层可以通过系统直接查阅有关销售统计情况，了解企业目前的经营业绩。
利用销售分析，把握商机
在销售管理系统中，可以对销售货物进行货物流向分析，了解哪个时期、哪种货物、在哪个市场畅销，这样可以及时掌握市场行情，从而更好地把握销售时机。
4．加强定额管理，控制成本费用，实现业绩考核
利用历史资料，制定部门消耗定额
泰安轮胎对上年的材料耗用情况进行分析，从而制定出各部门的合理耗费定额。具体做法如下：在系统中将与材料耗用有关的科目设成部门核算，期末分月、季、年统计各部门实际耗用材料情况，并找出实际领用与原消耗定额的差异，分析差异形成的原因，从而合理制定出后期各部门的消耗定额。
通过定额管理，考核部门业绩
各部门领用材料，相关人员将材料领用单录入系统。如果该部门已超过定额，则系统会自动提示用户该部门已超过定额，业务员按照相关制度进行处理，达到事中控制的效果；期末通过系统对各部门利用材料的实际和定额情况进行比较，找出差异，分析差异形成的原因，实施相应的奖惩措施，实现对各部门成本费用的事后分析。
总之，企业感到应用软件解决方案之后，不仅实实在在提高了管理水平，跟上了网络财务时代的发展潮流，同时也提高了该厂的企业形象和知名度。
