广州钢铁企业集团有限公司
广州钢铁企业集团有限公司是广州市大型钢铁生产国有企业，为广州市第一批国有资产授权经营的工业集团之一。其前身为广州钢铁厂，经过引进外资，技术改造和兼并重组，广州钢铁厂由91年的年产50万吨钢的地方企业，发展成为年生产能力达250万吨钢，以钢铁冶金为主，工业、贸易、科技、金融多业并举，跨所有制、跨行业、跨地区、跨国发展的大型企业集团。目前集团属下有广钢股份公司、珠江钢铁有限责任公司和广州有色金属集团三个主体企业，以及十多个支柱公司。产品主要有螺纹钢、线材各类规格齐全、品质精良建筑钢材、热轧薄板、各种焊接钢管、无缝钢管、带钢以及铜、铝、锌材等产品，同时生产各种气体和焦化附产品。广钢集团产品遍及国内外，其中股份公司的建筑材已被广东大亚湾核电站采用，建筑材出口港澳地区则免检。
广州钢铁企业集团自1993起，已连续多年实现利润超亿元，成为广州市的利税大户。目前广钢集团公司资产总额超175亿元。2000年，在国家统计部门按营业收入指标评出的全国500家大企业集团中，广钢集团在广东省排序第19位，在全国排序第66位。
广钢集团得以超常发展壮大，生产成本、管理费用不断下降，与信息计算机技术在生产经营管理中的大力应用分不开，广钢的生产经营管理必须以信息技术、计算机等作为依靠，才能正常运作。如今信息技术、计算机已在广钢集团各主体企业及各部门得到广泛应用。我们主要介绍办公自动化在广钢企业集团的应用。
一、提高办公效率 降低办公费用 实现无纸化办公
针对广钢集团办公管理工作中公文和会议多、请示汇报流程复杂的特点，广钢集团办公自动化系统（OA）做到全面而细致，操作简单方便，强调网络信息交换和共享，实现协同工作。真正实现办公自动化和无纸化，提高办事效率、减少办公费用，从而提高集团的整体管理水平，获取更佳经济效益。
二、广钢集团办公自动化系统功能介绍
广钢办公自动化系统建立于Lotus Notes之上，采用Lotus Notes 、Internet Explorer 4.0作为客户平台和Domino作为服务器平台，
本系统充分利用Lotus Notes强大的信息管理和共享机制、安全机制、工作流的软件开发环境和电子邮件通讯能力等集成功能，可以与Windows 95系统广泛的产品实现集成，能充分利用Lotus Notes产品的开发环境，是一个基于Intranet/Internet的办公自动化系统，代表了高效率，快节奏的协同工作特点和战略级的解决问题能力。
系统提供公文格式的改制功能，用户可以不使用系统设计的缺省公文格式，自定义符合本单位工作习惯的公文格式，另外，通过档案设置又能建造档案室。
广钢集团办公自动化系统主要由八大子系统组成：公文管理系统、档案管理系统、电子邮件、会议管理、日程管理、公共信息、个人信息及系统维护，用户端分为一般用户和管理员级用户两大类，一般用户按工作性质划分其角色，不同角色完成不同的工作任务，只有管理员级用户具有系统维护功能，拥有管理本系统的权限。
（一）公文管理子系统
公文管理包括公文的跟踪、催办督办、信访管理、公文自动归档。公文的跟踪包括符合档案管理规程的收文管理、发文管理、转发上级文件、向下级单位转发文件、传阅件。催办督办可自定义审批流程分必回复流程和可回复流程，在多个审批环节时可自动定时向下一环流转。
1、公文跟踪
公文是在实施行业管理、行政管理过程中所形成的具有规范形式和一定效力的公务文书。一个新的公文包括收文、发文、传阅件、信访管理、会议管理、申请及各种应用工作流，能够迅速准确地实现公文的流转，使用户可以共享信息自由通讯，协调完成办公事务。
收文管理---用户可实现对内部各部门或外来单位来文的签收、登记、拟办、批办、登记办理结果及分类整理等操作，处理反馈、催办、立卷等任务，最后文档可自动进入档案管理系统进行管理。
发文管理---用于发送、保存和处理各级单位发文（如内部发文、上级单位发文等），一份发文经过拟稿、核稿、逐级通过主办和协办单位的审批，最后提交领导签发，发文结束后，可将发文归档转入档案管理系统进行管理。
传阅件---日常办公事务中，包括有多种可以根据实际需要任意进行传递公文，这类公文是公布或者传达有关单位需要详知的事项，或者作为内部的信息交流。可用于处理传阅件、公告、通告、通知、通报等多种公文。
申请---申请是各类企事业单位或行政机关都普遍使用的工作程序，适用于向上级单位请求批示、批准，可处理单位内部的各种申请单据的填写、审核、批复等工作。申请项目经过上级领导批复后，可选择本人即时回复、交由办公室或秘书将结果回复申请人，以减轻领导的办公压力。
信访管理---对群众的来信、来电、来访或者上级交办、转办的信访事件，首先由办公室进行登记、分类处理，经过查看、核对，交有关领导审批后，自动做为内部公文交由指定部门处理。
2、待办公文
待办公文中存放所有等待审阅处理的公文，包括发文、收文、申请，以及会议通知、报告、传阅件等各类文件，系统会显示和自动更新未处理公文的数目。在此可以批办公文，回复电子邮件。对于办公室或秘书起草的公文稿件，领导除了可以填写批示、意见外，还可以直接修改稿件。
3、催办督办
管理员可预先设定承办人员的办文时间，对逾期仍未办理者，可由系统自动通过电子邮件发出催办通知，催促承办者及时办理，直到该公文处理完毕为止。
（二）档案管理子系统
档案管理子系统包括档案的登记、整理、借阅、提供阅读场所等
1、档案登记
档案是由档案管理员统一进行归档登记，如是电子公文则先由系统自动转入待处理档案文件夹，由档案管理员进行进一步的分类和整理，并存入档案资料库。
2、档案整理
档案管理员可以根据档案的不同性质，将档案进行分类整理，本系统中档案性质分为临时档案、长期档案和永久档案，在各类档案中又分为四级的机密管理，包括一般、密件、机密、绝密。对于机密和绝密档案的借阅必须有档案管理员的电子签名才可借出。
3、档案借阅
档案系统中保存了各类有价值的文档资料和实物档案资料的登记卡，用户可依据分类和关键字等多种途径快速检索档案目录，依据需要填写借阅单借阅文档或档案实物。对于电子文档，在借阅期内用户可以在档案阅读室自由查询有关资料，过期资料将自动被删除。对于实物资料，过期后档案系统将自动发送催还通知书，直到资料归还。
4、档案阅读室
档案阅读室为用户提供一个阅读文档的场所，当用户的借阅申请经过档案管理员的批准后，所借阅文件将可在“档案阅读室”中查阅，若归还文件或借阅期满，则该文件在“档案阅读室”中被自动删除。
（三）、电子邮件子系统
电子邮件子系统包括收件箱、待发邮件、发件箱和废纸篓四个子功能。在此可创建发送新的电子邮件，转发邮件，给发件人回信答复。
（四）、会议管理子系统
会议管理主要用于制定会议安排和发送会议通知，记录会议记要和会后讨论。会议召集人在策划会议时能够方便地查看与会人员在会议召开期间是否空闲，制定出合理的会议安排，从而确保会议的出席率，提高会议的效率。
会议召集人在确认会议地点、日期、与会人员及相关事项后，可将此会议通知发送给主持人、与会部门领导和所选参加人，系统将在每一位被邀请者的日历中自动添加一条召开会议的提示记录。界时，系统将会自动提醒每一位与会者参加会议。
会后，用户可以通过会后讨论围绕会议主题进行讨论。
会议结束后，还可以记载会议的主要精神和议定事项，形成会议纪要归档由档案室保管供备案和日后查询。
（五）、公共信息子系统
公共信息是指可共享出来供全体员工使用的信息，包括公告栏、公共文档等。
1、公告栏
即电子式的公告栏，提供一个发布如公告、通知或启事等各种公共住处的场所。用户只需在此发布一项消息就可以通告所有人员，而用户通过公告板就可获取整个单位的所有公告信息。公告栏同时为员工提供一个能够对一些热门话题进行讨论的场所。在此，可以创建一个新论题，围绕一个中心议题，员工们就可各抒己见，畅所欲谈，即可“陈述”自己的观点，又可“聆听”他人的见解。
2、公共文档
为员工提供一个查询单位内部文档的地方，例如报价单、工程方案、年度计划及一些主要文献等。
（六）日程安排子系统
日程安排包括工作计划、工作记要和名片夹。
工作计划由日程安排区、日期选择区和任务板三大部分组成。在此用户可安排指定时间内的活动，例如约会、会议等等，并且可给这些活动附加提醒。
使用工作记要可以记录重要交流活动，记录重要的项目或文档，还可以记录所有类型的活动。记要作为一个独立的功能，通过设置可自动地记录以下项目：电子邮件、任务要求、任务响应、会议要求、会议响应等。
名片夹是与您通信的人或单位。可以存储有关联系人的信息，例如职务、电话号码、通讯地址、电子邮件地址以及附注。
（七）个人信息子系统
个人信息系统是管理个人事务和私人信息的场所。
1、个人文件箱
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