云南昆钢集团机械制造工程公司 周坚宏
一、企业概述
云南昆钢集团机械制造工程公司是昆明钢铁集团有限责任公司独家出资的国有独资有限责任公司。该公司是一个具有完整有机械加工能力,又有钢铁冶炼、冶金铸造、压延加工等生产规模的综合性工作企业。现（2002年7月）拥有总资产2.5亿元，钢铁产品年生产能力10万吨，机电综合产品年生产能力为5000吨，现有员工总数1800余人。
云南昆钢集团机械制造工程公司2001年实现销售收入达1.2亿元，实现利润200万元。
二、国内钢铁行业信息化建设现状分析
钢铁行业作为支柱型传统产业，随着中国加入 WTO,它正在以前所未有的速度走近国际市场，参与国际竞争。特别是日前因中美钢铁201条款引发的争议，更使国内钢铁企业认识到在日益艰难的国际竞争环境下，苦练内功、通过信息化提高企业生产效率，提高产品的出口竞争力的重要性。许多企业已经达成了这样一个共识——谁在信息化道路上率先取得了领先的地位，谁就在市场上占有了相对的优势。
从整体上来看，作为传统行业的钢铁企业在信息化基础方面仍然比较薄弱：
数据信息不完备：企业普遍信息化基础薄弱，没有成体系的信息化基础设施和基本的数据采集流程体系，使整个企业的销售、生产、财务等部门缺乏统一的数据交流；
信息共享存在体制瓶颈：各业务、生产单位各自为政，部门和部门之间、上级和下级之间缺乏沟通和配合，物流、资金流和信息流没有统一集成的平台，组织结构的设计和业务流程的安排不符合现代市场竞争环境。
现有体制复杂，绩效无法考核：企业的过程管理和日常运作做大量依赖于管理人员的经验估计和人工干预，缺乏计算机等自动化设备的辅助，大量的人力、物力及资源耗费在低层次的重复性劳动上，而且效果不明显，最终导致事前计划不周，事中控制不严，事后无从考核。
计划编制缺乏数据支持：生产、销售计划编制缺乏信息支持，影响了准确的市场分析预测， 使生产计划、采购计划和采购部门不能统一协调。
三、昆钢机制公司信息化建设的动因分析
作为钢铁行业的一个重要成员，昆钢机制公司同样面临上述行业通病，但它有具有自身的独特性。昆钢机制公司自成立开始，一直十分重视管理信息化建设，从95年就开始采用用友DOS版的网络集成账务、报表系统，基本满足会计核算的要求，企业的管理效率也获得了很大的提高。但是随着企业业务量的不断增大，对企业的各种管理和控制问题也暴露出来，主要表现在：
会计核算以总账为核心，大量输入和核算工作都集中在财务部门，其他所有单据人工传送，手工录入凭证，财务无法实现对业务的实时监控。
应收应付账款管理困难，不能及时对账龄进行分析。
库存与账务部门对账困难，由于存货的品种很多，账物经常不符，而且跟财务的三级账也很难核对清楚，另外还有一些物流方面的问题，诸如：销售预测或销售定单变化没法确认；已签定的合同生产不能及时了解；销售定单完成情况不能跟踪，不知道定单现在到底完成到什么状态了；发货情况不清楚；设备维修计划不能及时反馈；运输情况不能及时反应…….
显而已见，由于企业的发展，旧的财务系统已不能满足管理的要求，亟需建立一套以财务管理为中心，与供应科、销售科信息集成，信息共享的企业管理信息化系统。用友ERP-U8系统再次得到了昆钢机制公司领导的认可，在2001下半年开始将系统从原先的DOS6.0升级到用友ERP-U8。
四、昆钢机制公司企业信息化目标
4.1 建立数据中心
通过信息化系统的实施上线，基于现成的局域网环境，可以在服务器上建立财务业务数据中心，日常的操作数据统一存放在服务器上。可对数据进行集中管理与维护，为数据的安全性提供保障。
4.2彻底打通财务和业务系统，实现财务业务一体化管理
管理信息系统使用，业务发生后数据一次录入，财务以及各业务部门共同使用，减少手工录入凭证的工作量，使财务核算工作从以凭证为核心转变为以业务数据为核心。实现数据共享和信息的有机集成，解决长期以来一直困扰财务部门的账务串户、错账问题；解决财务与业务部门长期存在的账账不符，账证不符的难题，真正实现财务和业务的协同运作。
4.3 规范内部管理
信息化系统的使用，使业务流程规范化、制度化，最大限度的减少业务过程中的人为主观因素。通过严格的控制制度，将软约束变为硬约束。
五、解决方案
1. 合理的采购成本控制
每个钢铁供应商都在努力成为低成本生产商，我们通过采购管理系统完成对采购成本的控制，具体表现为对供应商的管理和采购业务的执行方面：
采购业务和数据流程图
采购业务由供应科来执行。由材料采购员录入采购订单，并由供应科长审核采购订单，财务部根据审核后的采购订单预付款，监督采购用款计划的执行情况，审核并监控采购价格。
采购业务发生后，采购物料入库时，仓管员根据验收单、参照审核后的采购订单生成采购入库单，并在库存管理系统中审核入库单。财务科派驻的材料核算员在采购管理系统中根据采购入库单生成采购发票以及录入运费发票，并根据采购发票和运费发票与物料验收单据
进行采购结算或者作暂估处理，系统自动生成相关凭证，登记相关库存账。
2.富有特色的库存存货管理
在昆钢机制公司财务业务一体化的系统中，最有特色的部分是库存管理。库存太少，则不能应付市场的起伏；库存太多，则占用了宝贵的资金；设置仓库货位出现差错，都可能导致失去订单。
在管理信息系统中，库存管理系统从物流的角度来加强对存货的管理，而存货核算系统则是从资金流的角度来加强对存货的成本管理。根据管理需要，在材料出库单、销售出库单、产成品入库单、出（入）库调整单的表头增加自定义项：工作令号，表体增加自定义项：单重。
仓库业务和数据流程图：
采购入库单由采购管理传入。销售出库单由销售管理中的发货单审核生成。生产车间领用材料时，在库存系统中录入材料出库单，并确定“工作令号”、“生产部门”。经销科与生产车间是通过计划价进行内部的相互结算，也是通过计划价来管理的，因而产成品入库时，在存货核算系统中录入产成品入库单，按确定的计划价录入到表体自定义项“计划单价”、“计划总价”中，但并不是真实的产成品成本，月底，财务科再修改产成品入库单，将真实的成本填入单价、金额栏，这样既可以知道该种产品的计划价，又知道它的实际成本。如果需要调整出（入）库金额，由财务科在库存系统中完成。库存管理系统登记出入库台账；存货核算系统生成相关的账表，并将存货成本的凭证传递到总账。原来财务科只能核算到存货三级账，现在则可以管到具体的某一存货，而且可以做到实时的监控。
3.有效控制企业财务运营风险
由DOS版升级到用友ERP-U8, 用友ERP-U8系统从昆钢机制公司的实际业务出发来协调控制企业运营财务风险。通过系统提供的完整的信用控制机制、付款控制机制及库存资金占用控制机制。
收款信用控制机制由信用等级、信用发生控制及信用分析等业务流程来保障；
付款控制机制由预付款信用控制、付款节奏控制、应付款分析等业务流程来保障；
库存资金占用控制机制由存货控制与库存资金占用分析等业务流程来保障。
通过这一系列的有效的控制机制，重点解决昆钢机制公司在经营中所碰到的应收款难以收回、存货资金积压太多而采购资金却严重不足等问题，能够很好的将企业运营财务风险控制在合理的范围之内，同时应收应付可以直接处理账龄分析,对企业追踪原始的业务痕迹比较清晰,对业务员的责任有线索,有效地减少了应收账款坏账、呆账的发生。
六、昆钢机制公司效果评析
昆钢机制公司通过实施财务一体化，在实现企业稳步增长和与市场同步发展的同时，不断地实现了由人治到法制的一个规范化成长过程，成为顺利实现企业现代化管理的一个成功范例。其财务一体化实施达到了这样一些效果：
1、通过基础数据统一管理，降低中间环节的流转，最大程度的减少数据失真.
2、现金流量表的管理，在以前对现金流量没办法处理,现在很简单,凭证一处理完,主表马上就可以处理,简洁清晰.
3、应收账款以及坏账得到了有效的控制
昆钢机制公司的人们认为，实现财务一体化的最大好处在于：保证业务部门与财务部门良好沟通，及时结算清欠、避免坏账损失。具体体现在管理制度上有一个保证,以前发出去商品,大量形成坏账,照原先的管理模式，仅在钢铁方面一年下来大约有20-30万,在机械方面也有20-30万左右,应用系统后,这个损失就没有了。
4、采购成本的控制，以前单一知道采购的成本,要5天左右的时间，现在只要半天就可以，要比以前提前了五天时间。分析的数据即时可以得到,原先实际差异要比以前2天,进销控制的比较及时。
5、库存管理取得了明显的成效
从对供销存业务的财务监控角度来讲，一体化顺畅的流程保证财务监控的深度和力度，财务部门可以监控业务发生不超限额，可以同步查询供销存业务发生的明细及余额情况，可以监控到多种原始业务单据，保证账实相符。库存盘亏大约占物资最少20万,现在也没有了,除了报废的,排除了管理上的漏洞。
备注：数字钢铁，就是以计算机数字技术为核心，网络通讯技术为手段
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