中国海运集团(简称中海集团)于1997年7月1日在上海成立,是中央直接管理的44家国有重要骨干企业之一,是一家跨地区、跨行业、跨所有制和跨国经营的特大型航运集团。中海集团以中国海运(集团)总公司为核心企业,现有总资产310亿元人民币,麾下有集装箱运输、油运、货运、客运、特种货运输等五大专业船公司组成的主营船队,拥有各种船舶340余艘,近900万载重吨,并有综合物流、码头经营、金融投资、工程劳务、供应贸易、信息技术等多元产业及三十余家境外公司。早在中海成立之初,李克麟总裁就卓有远见的提出要把中海的集装箱运输船队建设成一支世界一流的集装箱运输船队。近年来中海集团的集装箱运输飞速发展,从几艘集装箱船、数千个箱位的船队,几条内贸航线,发展到目前的100余艘集装箱船、13万余箱位运输规模,40余条内外贸兼有,干支线配套的班轮航线,使中海集运一跃跻身世界20大集装箱班轮公司的行列。
随着中海集团集装箱运输业务的不断发展壮大,国内外代理点的不断扩展以及集装箱运量的迅猛增加,中海集团领导早就意识到在集装箱运输业务中运用计算机信息系统这一先进和科学的工具进行管理的重要性。为了中海集团今后的发展壮大,使中海集团的集装箱运输管理跟上世界先进水平,既能和国际接轨,又有充分的扩展余地,中海集团决策层于1998年11月25日不失时机的做出了开发中海集装箱运输管理系统(以下简称“CSCAS”)的决定。由中海集运、中海船务和中海电信组成的技术和业务骨干在中海集团领导的统一指挥下,进行了信息管理系统项目的方案选择、设计和实施。
在选择CSCAS方案的过程中,考虑到集装箱运输行业具有全球一体化的特殊性,本着高标准严要求的精神,中海集团把系统方案的目标定位在国际一流水准,要求既能和国际接轨,在全球通行,又经济实用,能满足中海集运发展的实际需要。根据方案,CSCAS主要由应用系统软件、系统网络、网络服务器和系统数据库等四部分组成。经权衡和比较,中海集团将目光投向了TTS公司的Trade Ship系统软件(简称TS系统)。该应用系统软件是一个集中式信息传递系统,在全球范围内均能操作并实时运作,并能够通过EDI方式实现与海关、码头、EDI中心和代理等其他系统之间的数据交换,具备订舱、单证和箱管,可自动生成供用户统计和查询的报表等功能,而且扩展性能强,能在主系统下实现地区性的外挂子系统。
其次,中海对系统网络、网络服务器和系统数据库的选择也贯彻了总裁高标准严要求的精神,始终采用业界领先的设备和技术,以满足中海日益增长的用户需求和业务量。通过考察、谈判和比较后,中海最终决定选择Global One作为中海的CSCAS网络服务商。Global One的网络稳定性高和容错性好,并设有备用线路,同时向客户端用户提供了全球通用的拨号帐户,使用户在网络发生故障时,能迅速通过就近的拨号服务器进入中海CSCAS全球系统,这样即便是移动用户也可以在世界各地访问中海的CSCAS。在服务器选择方面,中海系统数据库服务器采用了性能优越的IBM RS/6000 S70系列服务器,服务器之间采用先进的HACMP备份技术,主机一旦发生运行故障,另一台备份服务器可在1分钟内自动接管其所有应用系统,提高了系统的安全性。系统应用服务器之间采用微软的WLBS技术,使系统的运行成为一个整体,再加上运用虚拟IP地址技术提供服务,既保证了安全性,又在横向上提供了良好的可扩容性。系统数据库采用了ORACLE软件,可保证升级,最重要的是软件对WEB的支持,为中海今后开展电子商务提供了技术保证。
项目方案基本确定后,在中海集团的统一领导下,由中海集运、中海电信、中海船务及中海在各地区的代理共同努力,分5个阶段逐步完成了CSCAS项目付诸实施的全过程:
1、项目准备工作阶段
成立以中海集运业务人员为主的系统实施业务分析小组,以计算机专业技术人员为主的系统实施技术小组,并分别确定业务规则、安全性设置、系统安装、EDI、报表设计以及网络方案等分项目的负责人,明确各分项目职责。
2、业务方案设计与培训阶段
业务分析小组总结业务流程,TTS公司针对中海的实际情况设计业务操作的系统方案,并根据方案设计的内容,由业务分析小组成员参加TTS公司组织的超级用户培训。技术小组则参加TS系统软件及相关应用软件安装的技术培训。
3、内部推广与技术方案设计阶段
业务分析小组负责实施对中海集运和中海船务等内部用户的培训;技术小组负责与TTS公司人员着手系统权限设置、系统安全性管理等工作。
4、上线推广使用阶段
业务分析小组负责对国内外各地区代理网点用户的培训工作;技术小组负责在各网点进行系统安装并维护系统安全。而TTS公司则配合上述小组人员,作好对推广工作的支持。
5、完善集装箱管理系统
技术小组要求TTS公司人员完成TS系统软件中欠缺的模块,同时实现CSCAS与国际互联网连接的功能,并做好该系统与中海财务系统的数据交换的衔接工作。
1999年10月15日,在距离中海领导做出决策后不到一年的时间内,CSCAS正式投入试运行。“一个好的系统需要完善的机制来运行和管理,才能保证它的正常运作。”中海集团并没有把CSCAS投入试运行作为一项成果,一个里程碑来看待,而是将它作为一个新的起点,一个业务腾飞的支点,更多的路还等待中海去走。为此,中海成立了CSCAS推进小组,加强对系统运作的监督和管理,加快CSCAS在中海的推进过程。为保证系统正常运作,中海还采取了相关措施对系统的运作进行管理:
1、制定系统运行规范:
CSCAS是一个集中式信息管理系统,制定一个统一的运行规范是非常必要的,通过规范可以保证各代理网点统一协调操作,保证各项业务的顺利开展。中海制定的业务规范包括业务代码规范、业务操作规范以及系统维护规范三个部分。在系统维护方面,规范除规定了系统用户、帐号和权限的管理外,还特地标明了各部门负责人及CSCAS维护和推进人员的联系方法,使各用户能在操作发生困难时,及时联系到对应的业务主管和技术人员,得到必要的帮助。CSCAS运行规范作为所有业务人员在操作和制定各种业务规范的准则,是系统向中海全球代理网点推广且能顺利运行的必备条件。
2、推出CSCAS操作手册
面对短期培训,中海各地代理用户均表示对系统的功能和操作了解还不够。因此,由中海电信负责编制了CSCAS操作手册,通过中英文对照的方式,详尽说明了系统的各种功能模块的使用方法和业务操作方法。CSCAS用户可以根据手册来熟悉订舱、单证、箱管以及装箱、中转业务等操作。该手册在系统的推进过程中起了重要的辅助作用。
3、CSCAS日常监督和统计
在系统启动阶段,由于采用新老系统的并轨操作的过渡方式,对业务操作人员来说要将单证信息数据重复输入二个系统,增加了一定的负担,产生了CSCAS新系统输入率不高的情况。为保证系统的顺利实施和推广,中海CSCAS推进小组成立了系统运行统计小组,负责对系统日常运行情况进行统计和监督,并在奖惩制度上实施红黄牌制,对违反操作规定的代理给予处罚并作通报批评。统计小组成立后对中海航线上的单证输入进行了全面检查,尤其对中美航线,考虑该航线对中海集运今后发展的重要性和特殊性,决定对该航线上每票货的操作都进行逐一检查,加强监管力度,取得了非常显著的效果,短短数月各航线的输入率很快达到100%。
CSCAS在中海全面实施以来取得的效果非常明显。首先,CSCAS在技术上实现了EDI功能,且处理能力和兼容性强,为中海集运的班轮航线及时进入北美和欧洲市场提供了必要的技术支持和保障;该系统还能自动生成用户所需要的各种报表,从集装箱业务流程的意义上讲,已使中海的集装箱业务实现了办公自动化;此外,系统还具有集装箱全球动态跟踪查询功能,并与互联网连接,用户只要在中海集运网页输入提单或箱号查询,即可获得有关货物动态跟踪的详细资料。目前这项先进技术在国际上也仅有少数几家实力雄厚的集装箱运输公司拥有。
其次,从营运成本上来看,CSCAS给中海各公司带来最明显的经济效益就是减少了大量的公司间通信费用。由于系统采用全球数据共享模式,中海各公司间的报价、查询、确认以及报关等业务活动,以往均通过国际传真、电传以及邮件速递来实现,实施CSCAS后,上述业务活动就能在系统内得以实现,大大降低了通信费用成本。其次,对中海集运而言,集装箱的利用率也随之提高,自系统实施以来,中海集运的90天和60天未动箱都大大下降,利用率显著提高,经济效益也随之显现。
再进一步看,CSCAS给中海的经营和管理带来的好处则更多,第一是减少了各部门的在定舱、单证、箱管以及报表处理等业务活动的重复劳动,降低了工作出错率,使劳动效率明显提高,从而提升了中海的整体管理水平;第二,系统提供的高质量服务和技术保障,使中海集运的市场得以延伸,经营能力也得到加强。凭借CSCAS的集装箱处理能力,中海的年箱运量--这项体现集装箱运输公司营运能力的主要指标--发生着显著的变化:98年中海的集箱运量仅60万TEU,2000年跃升至150多万TEU,短短二年时间,增长幅度超过250%;系统用户从99年上线时的16个代理点,不足100个用户,发展到目前近100个代理点,近千个在线用户;第三,CSCAS还使中海各分公司之间以及中海与各代理间的联系更加紧密,从信息资源上实现了各地区、各部门间的优势互补,提升了中海的整体形象。中海集运能在这几年间迅速发展壮大,得以挤身世界前20家大型班轮公司之列,CSCAS可谓功不可没。
此外,CSCAS在中海的应用还将进一步开发,例如:在电子商务方面即将推出在